Desk Sharing auch in KMUs möglich?
11.06.2024
Fachplanung
Wir haben unser Büro erneut umgestaltet! Als Fachplaner für moderne Arbeitswelten ist es unser Ziel, die effektivsten Methoden für Desk Sharing in KMUs zu verstehen und umzusetzen. Aus diesem Grund haben wir unsere Raumnutzung überdacht und auf ein Light Desk Sharing umgestellt.
Wie sinnvoll ist Desk Sharing für KMUs?
Das wollten wir wissen, denn Desk Sharing wird erst ab einer Grösse von 50 – 70 Mitarbeitern empfohlen. Daher haben wir eine interne Befragung durchgeführt, um die Zufriedenheit am Arbeitsplatz sowie die individuellen Bedürfnisse bei den Mitarbeitern abzuholen. Zudem hat die Space Utilization Survey-Analyse die tatsächliche Nutzung der Arbeitsplätze aufgezeigt. Unsere Berechnungen zeigten nicht ganz überraschende Ergebnisse: 59% unserer Arbeitsplätze sind leer. Viele unserer Mitarbeiter sind unterwegs, in Meetings, im Home-Office, anderweitig beschäftigt oder arbeiten Teilzeit. Warum also neue Arbeitsplätze schaffen, wenn genügend Arbeitsflächen vorhanden sind.
Ein Beispiel aus unserem Büro: Unser Geschäftsführer Luca ist oft unterwegs, weshalb sein Platz im Zweierbüro oft leer steht. Anstatt dieses Potenzial ungenutzt zu lassen, teilen wir ihn jetzt mit anderen Mitarbeitern, was Effizienz und Zusammenarbeit steigert. Fazit: Luca hat keinen eigenen Tisch mehr.
Wie sieht ein optimiertes Bürokonzept aus?
Ein Light Desk Sharing-Konzept ist in diesem Fall sinnvoll, um leerstehende Arbeitsbereiche zu nutzen. Wir haben Arbeitszonen geschaffen, die je nach Tätigkeit aufgesucht werden. Das löst das klassische Modell fester Arbeitsplätze ab und unterstützt die aktuelle Arbeit. Sei dies in verschiedenen Arbeitszonen wie: Fokus- oder Rückzugsräume, Meetingräume, Gemeinschafts- und Kreativbereiche, Ruhezonen und multifunktionale Räume.
Wie haben wir das umgesetzt?
Von Anfang an haben wir die Mitarbeiter in den Prozess eingebunden, um einerseits ihre Ideen einzubringen und andererseits die Akzeptanz zu fördern. Jedes Unternehmen benötigt ein massgeschneidertes Konzept, das ein Bestandteil der Unternehmenskultur ist.
Daher haben wir Abteilungen zu «Homebases» gemacht, in denen die Arbeitsplätze untereinander geteilt werden. Einzelbüros wurden in buchbare Fokusräume umgewandelt. Zwei zusätzliche Fokusboxen und einen Green Corner werden für Videocalls oder konzentrierte Einzelarbeit genutzt. Das ermöglicht eine vielseitige Verwendung der Arbeitsumgebung. Die Anpassung der Infrastruktur und die Integration neuer Technologien stellen sicher, dass unsere Mitarbeiter flexibel und effizient arbeiten können.
